Poradnik dla rodzica

Poradnik dla Rodziców Kolonistów i Obozowiczów – Ważne Informacje o Rezerwacji i Organizacji Wyjazdu

Drodzy Rodzice,

Bardzo cieszymy się, że zdecydowaliście się na wyjazd Waszego dziecka na kolonię lub obóz! Aby ułatwić Wam proces rezerwacji, załatwienia formalności oraz organizacji wyjazdu, przygotowaliśmy poniższy poradnik. Znajdziecie tutaj najważniejsze informacje, które pomogą Wam podjąć odpowiednie decyzje i sprawnie przygotować się do wyjazdu.

1. Wybór Odpowiedniej Oferty

Zanim dokonacie rezerwacji, warto zwrócić uwagę na kilka kluczowych kwestii, które pomogą wybrać najlepszy obóz lub kolonię dla Waszego dziecka:

• Rodzaj wyjazdu: W naszej ofercie znajdziecie szeroki wybór obozów tematycznych (np. sportowe, artystyczne, językowe, przyrodnicze) oraz kolonii letnich i zimowych. Przed dokonaniem rezerwacji, zastanówcie się, jakie zainteresowania i pasje ma Wasze dziecko, aby wyjazd był jak najbardziej atrakcyjny.
• Wiek dziecka: Każdy obóz i kolonia ma określony przedział wiekowy uczestników. Upewnijcie się, że wybieracie ofertę odpowiednią do wieku dziecka, aby zapewnić mu komfort oraz odpowiednią grupę rówieśniczą.
• Lokalizacja: Wybierzcie miejsce, które będzie odpowiednie zarówno pod względem atrakcyjności turystycznej, jak i bezpieczeństwa. Jeśli to możliwe, zapytajcie nas o opinie innych rodziców dotyczące danego miejsca, aby poznać ich doświadczenia.
• Zakwaterowanie i wyżywienie: Sprawdźcie, jakie warunki zakwaterowania oferuje dany obóz (np. domki, pokoje z łazienkami) oraz jakie wyżywienie jest zapewnione (np. trzy posiłki dziennie). Warto zapytać o dietę dziecka, jeśli ma specjalne potrzeby żywieniowe (np. wegetarianizm, alergie pokarmowe).

2. Rezerwacja Wyjazdu

Aby zarezerwować wyjazd, prosimy o zapoznanie się z poniższymi krokami:

• Wybór oferty i termin: Wybierz odpowiednią ofertę na naszej stronie, zapoznaj się z szczegółami dotyczącymi terminu, programu, lokalizacji i ceny. W razie jakichkolwiek pytań, jesteśmy do Waszej dyspozycji.
• Dokonanie rezerwacji: Rezerwację można wykonać online (po wyborze oferty i wypełnieniu formularza rezerwacyjnego) lub telefonicznie, jeśli preferujecie taką formę kontaktu. Pamiętajcie, że niektóre oferty mogą być limitowane, dlatego im szybciej dokonacie rezerwacji, tym większa szansa na zapewnienie miejsca na wyjeździe.
• Zaliczka: Po dokonaniu rezerwacji wymagamy wpłaty zaliczki, która zazwyczaj wynosi 30% wartości wyjazdu. W przypadku nieopłacenia zaliczki w wymaganym terminie, rezerwacja zostanie anulowana.
• Potwierdzenie rezerwacji: Po opłaceniu zaliczki, otrzymacie potwierdzenie rezerwacji, które będzie zawierać szczegóły dotyczące wyjazdu (adres, godzina wyjazdu, lista rzeczy do zabrania).

3. Formalności i Dofinansowanie z Zakładów Pracy

• Dofinansowanie z zakładu pracy: Wiele firm oferuje dofinansowanie na kolonie i obozy dla dzieci pracowników. Warto sprawdzić, czy Wasz pracodawca oferuje tego typu programy. W takim przypadku, zazwyczaj należy dostarczyć zaświadczenie o rezerwacji miejsca na obozie lub kolonii oraz fakturę proforma, która jest podstawą do uzyskania dofinansowania.
• Dokumenty wymagane do wyjazdu: Wymagamy, aby dziecko posiadało komplet dokumentów niezbędnych do uczestnictwa w wyjeździe, tj.:
• Karta kwalifikacyjna uczestnika – formularz do wypełnienia przez rodzica, który zawiera informacje o dziecku oraz zgodę na uczestnictwo w obozie. Prosimy o zaznaczanie na karcie wszelkich informacji dotyczących opieki nad dzieckiem – np. zgoda na wyjścia na dyskoteki itp. Bardzo prosimy o wpisanie na kartę kwalifikacyjną wszystkich informacji o stanie zdrowia dziecka, uczuleniach, przebytych chorobach, operacjach i zażywanych lekach. W razie wypadku lub nieszczęśliwego zdarzenia informacje zawarte na karcie mogą się okazać niezwykle istotne.
• Oświadczenie zdrowotne – jeśli dziecko ma jakiekolwiek problemy zdrowotne lub specjalne potrzeby, prosimy o ich zgłoszenie przed wyjazdem.
• Zgoda na wyjazd – podpisana przez rodziców zgoda na wyjazd dziecka na obóz.
• Regulamin – każdy uczestnik oraz rodzice zobowiązani są do podpisania i przestrzegania regulaminu kolonii. Regulamin znajduje się na karcie kwalifikacyjnej dostępnej na naszej stronie.
• Dokumenty podróży: Pamiętajcie o zabraniu dokumentu tożsamości dziecka (np. dowód osobisty, paszport), jeśli jest wymagany w przypadku wyjazdów zagranicznych.
• Transport i ubezpieczenie: Informujemy, że transport do miejsca wyjazdu może być organizowany przez nas lub poprzez współpracujące firmy transportowe. Ponadto, każde dziecko objęte jest obowiązkowym ubezpieczeniem, które zapewnia ochronę podczas wyjazdu (koszty leczenia, pomoc medyczna).

4. Organizacja Wyjazdu – Przygotowania do Kolonii i Obozu

Lista rzeczy do zabrania: Zanim dziecko wyjedzie, przygotujcie odpowiednią odzież i sprzęt. Prosimy, abyście zapoznali się z naszą listą rzeczy do zabrania, którą znajdziecie w potwierdzeniu rezerwacji. Jest to lista dostosowana do rodzaju wyjazdu (np. sportowego, zimowego, letniego), aby dziecko miało wszystko, co niezbędne.

Lato – lista sugerowanego bagażu:

• Wygodne ubrania na co dzień (krótkie spodenki, koszulki, sandały, buty sportowe)

• Strój kąpielowy, ręcznik plażowy

• Krem z filtrem UV, okulary przeciwsłoneczne, czapka lub kapelusz

• Odzież na chłodniejsze dni (sweter, kurtka przeciwdeszczowa)

• Kosmetyki (szampon, mydło, pasta do zębów, ręcznik)

• Przybory toaletowe (np. szczoteczka do zębów, chusteczki nawilżane)

• Podstawowe leki, jeśli dziecko przyjmuje

• Pojemnik na wodę, bidon

• Plecak na wycieczki

• Śpiwór (jeśli wymagany)

  Godzina i miejsce zbiórki: Dokładne informacje dotyczące miejsca i godziny zbiórki zostaną przesłane na adres e-mailowy lub w formie SMS-a kilka dni przed wyjazdem. Prosimy o punktualność, aby uniknąć opóźnień.

  Kontakt z opiekunami: Na miejscu każdy oboz ma wyznaczonych opiekunów, którzy zajmują się grupą. W razie jakichkolwiek pytań lub potrzeby kontaktu z opiekunem, będziemy dostępni pod numerem telefonu, który zostanie podany przed wyjazdem.

  Wszelkie uwagi i życzenia dotyczące wyżywienia lub szczególnych diet prosimy uzgadniać z biurem PRZED dokonaniem rezerwacji.

  Jeśli dziecko źle znosi jazdę autokarem prosimy o zaopatrzenie dziecka w lekarstwa przeciwko chorobie lokomocyjnej.

5. Bezpieczeństwo Dzieci na Koloniach i Obozach

Bezpieczeństwo Waszego dziecka jest dla nas priorytetem. Nasze kolonie i obozy organizowane są zgodnie z przepisami prawa oraz z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa. Każdy obóz jest nadzorowany przez wykwalifikowanych opiekunów, a dzieci są objęte ubezpieczeniem. Ośrodki, z którymi współpracujemy, są dokładnie sprawdzane pod kątem bezpieczeństwa.

Kadra: Nasza kadra składa się z wykwalifikowanych opiekunów, wychowawców i instruktorów, którzy posiadają doświadczenie w pracy z dziećmi. Każdy członek kadry przechodzi odpowiednie szkolenia i ma certyfikaty wymagane przez przepisy prawa.

Każdy wyjazd jest zgłaszany i zatwierdzany przez odpowiednie Kuratorium Oświaty. Potwierdzenie zgłoszenia mogą Państwo znaleźć na stronie internetowej: www.men.gov.pl/pl/wypoczynek

Wszyscy uczestnicy objęci są ubezpieczeniem TU Signal Iduna.

Na wyjazdy zagraniczne polecamy również zabranie karty EKUZ (Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego). Karty te są wydawane bezpłatnie przez oddziały NFZ. Więcej informacji znajdą Państwo na stronie: www.nfz.gov.pl

Istnieje możliwość wykupienia dodatkowego ubezpieczenia pokrywającego koszty rezygnacji z wyjazdu w przypadku wystąpienia sytuacji losowych (np. choroby dziecka). Ubezpieczenie to można wykupić nie później niż 5 dni po dokonaniu rezerwacji. W celu uzyskania dodatkowych informacji prosimy o kontakt z biurem.

6. Kontakt z Dzieckiem

Podczas trwania kolonii lub obozu, rodzice mogą kontaktować się z dzieckiem w określonych godzinach. Zdajemy sobie sprawę, że rozłąka może być trudna, dlatego postaramy się zapewnić łatwy dostęp do kontaktu.

• Telefon/Internet: W zależności od regulaminu obozu, dzieci mogą mieć możliwość korzystania z telefonu komórkowego lub innych urządzeń elektronicznych w wyznaczonych porach (np. raz w tygodniu). Zasady te zależą od konkretnego ośrodka.
• Jeśli dziecko lub wychowawca nie odbiera telefonu, prosimy o cierpliwość. Może się zdarzyć, że akurat wszyscy są w wodzie, grają w piłkę na plaży lub przechodzą przez ulicę i nie mają możliwości odebrania lub po prostu nie słyszą dzwonka

7. Sprzęt Elektroniczny

Zalecamy, aby dzieci nie zabierały zbyt dużej ilości sprzętu elektronicznego. Większość obozów nie pozwala na korzystanie z telefonów komórkowych, tabletów czy komputerów w godzinach zajęć. W przypadku obozów, które zezwalają na używanie urządzeń, prosimy, aby były one używane tylko w czasie wolnym i w miejscach do tego przeznaczonych.

W przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących zabrania sprzętu elektronicznego, prosimy o kontakt z naszym biurem.

Biuro, ani wychowawcy nie ponoszą odpowiedzialności za zgubiony lub zniszczony sprzęt

8. Co Jeśli Dziecko Musi Zrezygnować z Wyjazdu?

W przypadku konieczności rezygnacji z wyjazdu, prosimy o jak najszybsze powiadomienie nas o tej decyzji. Zgodnie z warunkami rezerwacji, w przypadku rezygnacji z wyjazdu, obowiązują określone zasady zwrotu pieniędzy (zgodnie z naszym regulaminem).

---

Zachęcamy do kontaktu!
Jeśli macie jakiekolwiek pytania lub wątpliwości, z przyjemnością odpowiemy na nie. Nasz zespół jest dostępny telefonicznie, mailowo oraz bezpośrednio w biurze podróży.

Dziękujemy za wybór naszej oferty i życzymy udanego wyjazdu!

Zespół Biura Podróży Prima Travel